Administrative Support Job at Baristas del Caribe LC in 00916

Esta posición contribuye al éxito de la empresa al apoyar al departamento de Recursos Humanos y Finanzas, en tareas administrativas y clericales.

Las responsabilidades y funciones esenciales del trabajo incluyen, entre otras, las siguientes:

Apoyo al Departamento de Recursos Humanos:

• Atender llamadas de clientes, suplidores y empleados, incluyendo canalizar con el departamento correspondiente, de ser necesario. De no encontrarse disponible la persona, tomar mensaje.
• Atender las visitas a la oficina y dirigirlas al área de reunión (salón de conferencia), de ser necesario.
• Solicitar servicio de mensajería (suplidor externo o mensajero interno), cuando sea necesario.
• Organizar y ordenar materiales de oficina en Office Depot (proveedor actual).
• Atender situaciones con la impresora, como también, solicitar servicios técnicos y de suministros al suplidor.
• Atender situaciones con la máquina de sellos, con apoyo del equipo de Finanzas.
• Recibir correspondencia, poncharla con fecha de recibo y distribuir al departamento correspondiente. Digitalizar la correspondencia (en caso de que sea dirigida a Finanzas).
• Envío de materiales a las tiendas a través de la valija.
• Asistir al personal de tienda con sus credenciales de Office Depot (proveedor actual de suministros de oficina).
• Asistir a las tiendas en la impresión de documentos que sean requeridos en papel.
• Actualizar listado de contactos: Tiendas y oficina central.
• Archivar documentos del manejo de Recursos Humanos, incluyendo documentos “sensitivos” (amonestaciones, Evaluaciones de Desempeño, entre otros). Esto incluye digitalizar e indexar documentos de empleados en plataforma de HRIS.
• Realizar reserva de salones (conference).
• Actualizar listado de cumpleaños y aniversario, mensualmente. Distribuir las tarjetas de cada celebración y recopilar firmas.
• Preparar paquetes de bienvenida y documentos de comunicación interna a enviarse a tiendas: incluir en valija el envío de la siguiente documentación por cada empleado de nuevo ingreso de manera semanal: Información de Socio y Acuerdo de Disponibilidad, Formulario 1B, Responsabilidades de los Operadores de Caja Registradora, Carta de Bienvenida y Oferta y Memorando de Open Checks, para visibilidad de cada Gerente.
• Asistir a los Gerentes y Gerentes de región para verificar documentos en expediente de empleados.
• Esfuerzos específicos relacionados al manejo de la valija (recibidas semanalmente, de parte de todas las tiendas): recibo, segmentación y envío de comunicación interna.
• Auditoría I9 – Alrededor de 70+ expedientes muestreados, anualmente.
• Digitalización de documentos HRIS (archivos de empleados, terminados y activos).

Apoyo al Departamento de Finanzas:

• Esfuerzos específicos relacionados al manejo de la valija (recibidas semanalmente, de parte de todas las tiendas:
  1. Confirmación de recibo de evidencias de depósitos y de reportes de venta.
  2. Verificación de recibo de descuentos, promociones, vouchers y otros.
  3. Auditoría puntual de beneficios a empleados, entre otros.

• Apoyo en monitorear la impresión de cheques semanales:

1. Cheques de menos de $2k: se envían escaneados a Finanzas para indicarle cuáles salen por correo y cuáles pasarían a recoger. Ensobrar cheques y enviar a suplidores.
2. Cheques de más de $2k: Imprimir el detalle de facturas para acompañar pagos que se enviarán por mensajería a Finanzas. Ensobrar cheques y enviar a suplidores.
3. Archivar facturas y cualquier documento financiero, incluyendo reportes de venta y evidencias de depósitos enviados por tiendas.

• Preparación y envío bisemanal de cajas a nuestro almacén externo.

• 1-2 años de experiencia laboral administrativa.
• Conocimiento de herramientas MS Office.
• Capacidad para levantar peso de 10lbs de manera regular.
• Atención al detalle
• Organización
• Agilidad

Conocimientos, Habilidades y Destrezas requeridas

• Hablar: Conversar con otros para transmitir información de manera efectiva.
• Escucha Activa: Prestar plena atención a lo que otras personas están expresando, tomarse el tiempo para comprender los puntos que le presentan, realizar preguntas según corresponda y no interrumpir.
• Comprensión de Lectura: Comprensión de oraciones y párrafos redactados en documentos relacionados con el trabajo.
• Pensamiento Crítico: Hacer uso de la lógica y razonamiento para identificar las fortalezas y debilidades de las soluciones.
• Escritura: Comunicarse efectivamente por escrito según sea apropiado para las necesidades de la audiencia.